Kolik času zabere ruční přepisování faktur? Spočítali jsme to!

Většina firem dnes řeší automatizaci výroby, obchodu nebo zákaznické podpory. Přesto existuje jedna činnost, která se v mnoha kancelářích dělá úplně stejně jako před deseti lety – ruční přepisování údajů z faktur.

Účetní nebo administrativní pracovník otevře PDF, najde dodavatele, opíše číslo faktury, datum splatnosti, částku, DPH, variabilní symbol a další údaje. Poté vše zkontroluje a uloží do účetního systému.

Na první pohled jde o práci na dvě nebo tři minuty.

Jenže když tento proces opakujete stokrát, pětsetkrát nebo tisíckrát za měsíc, začnou se z minut stávat hodiny. A z hodin dny.

Kolik času tedy firmy skutečně ztrácí ručním přepisováním faktur?

Spočítali jsme to.

Jak vypadá běžné zpracování jedné faktury?

Každá firma pracuje trochu jinak, ale většina procesů je velmi podobná.

Typický postup může vypadat například takto:

• otevření e-mailu nebo složky s fakturami,

• stažení nebo otevření PDF,

• kontrola správnosti dokumentu,

• přepis údajů do účetního systému,

• kontrola přepsaných dat,

• uložení dokumentu do správné složky.

Samotný přepis často trvá jen dvě až tři minuty. Přesto je potřeba počítat i s časem, který zabere hledání dokumentů, přepínání mezi aplikacemi nebo oprava překlepů.

Ve výsledku není výjimkou, že jedna faktura zabere čtyři nebo pět minut.

Kolik času zabere jedna faktura?

Pro výpočet si vezměme konzervativní scénář.

Celkem: přibližně 3 minuty a 20 sekund.
To není mnoho.
Dokud nepřijde další faktura.

Co když jich není deset, ale pět set?

Podívejme se na jednoduchý příklad.

Firma zpracuje 100 faktur měsíčně

100 × 3 minuty

= 300 minut

= 5 hodin práce

Firma zpracuje 500 faktur měsíčně

500 × 3 minuty

= 1 500 minut

= 25 hodin práce

To už představuje více než tři pracovní dny.

Firma zpracuje 1 000 faktur měsíčně

1 000 × 3 minuty

= 3 000 minut

= 50 hodin práce

To znamená více než jeden celý pracovní týden každý měsíc.

A to jsme stále počítali pouze se třemi minutami na jednu fakturu.

Čas nejsou jediné náklady

Ruční přepisování nestojí jen čas.

Každé ruční zadávání údajů přináší také riziko lidské chyby.

Stačí překlep v:

• čísle účtu,

• částce,

• datu splatnosti,

• DIČ,

• variabilním symbolu,

• nebo sazbě DPH.

Některé chyby odhalíte okamžitě.

Jiné až ve chvíli, kdy účetnictví nesedí nebo odejde platba na špatný účet.

Čím více dokumentů firma zpracovává, tím vyšší je pravděpodobnost podobných omylů.

Kolik stojí ruční přepisování?

Představme si administrativního pracovníka, jehož celkové mzdové náklady činí přibližně 400 Kč za hodinu.

Pokud firma měsíčně věnuje přepisování faktur 25 hodin, znamená to:

25 × 400 Kč = 10 000 Kč měsíčně.

Za rok už jde o:

120 000 Kč.

A to pouze za přepisování údajů.

Nezapočítáváme čas vedoucích pracovníků, řešení chyb ani další administrativu.

Největší problém? Není to přepisování

Možná vás překvapí, že samotné opisování údajů často není tím největším problémem.

Nejvíce času firmy ztrácí mezi jednotlivými kroky.

Například:

• hledáním správné faktury,

• přepínáním mezi e-mailem a účetním systémem,

• stahováním příloh,

• přejmenováváním souborů,

• ukládáním dokumentů do správných složek,

• dohledáváním chybějících údajů.

Každý krok zabere jen několik sekund.

Za měsíc se ale nasčítají na celé hodiny.

Kdy začíná dávat automatizace smysl?

Častá představa je, že automatizace se vyplatí pouze velkým firmám.

Ve skutečnosti to tak být nemusí.

Pokud vaše firma zpracuje:

• několik desítek faktur měsíčně, rozdíl bude spíše v pohodlí,

• stovky faktur měsíčně, začíná být úspora času velmi výrazná,

• tisíce faktur měsíčně, ruční přepisování se stává jednou z nejdražších administrativních činností ve firmě.

Automatizace přitom nemusí znamenat složitou implementaci nebo výměnu účetního systému.

Často stačí odstranit právě ten krok, který zabírá nejvíce času – ruční přepis údajů.

Co všechno dnes zvládne AI?

Moderní nástroje už dnes umí z faktury automaticky rozpoznat například:

• dodavatele,

• odběratele,

• IČO a DIČ,

• číslo faktury,

• datum vystavení,

• datum splatnosti,

• číslo účtu,

• variabilní symbol,

• základ DPH,

• sazbu DPH,

• celkovou částku.

Místo opisování tak účetní pouze zkontroluje správnost údajů a pokračuje dál.

To nejen šetří čas, ale také výrazně snižuje riziko překlepů.

A co malé firmy?

Možná si říkáte:

“My máme jen třicet faktur měsíčně. Nás se to netýká.”

Jenže právě malé firmy často řeší administrativu po večerech.

Majitel přes den jedná se zákazníky, odpoledne řídí zakázky a večer sedí u počítače, kde přepisuje faktury.

Automatizace tak nemusí znamenat úsporu pracovního místa.

Může znamenat, že budete mít každý týden o hodinu nebo dvě více na podnikání, rodinu nebo odpočinek.

Jak s tím pomůže Tappeer?

Tappeer vznikl právě proto, aby odstranil jednu z nejméně oblíbených částí administrativy – ruční přepisování údajů z faktur.

Stačí nahrát PDF nebo fotografii dokumentu a během několika vteřin získáte přehledně vytěžená data připravená pro další zpracování.

Vy už nemusíte hledat číslo faktury, opisovat datum splatnosti ani kontrolovat každou částku zvlášť.

Místo rutinní práce se můžete věnovat tomu, co má pro vaše podnikání skutečnou hodnotu.

Shrnutí

Ruční přepisování faktur je činnost, která zabere jen několik minut. Právě proto ji většina firem nepovažuje za problém.

Ve chvíli, kdy ale tyto minuty sečtete za celý měsíc nebo rok, zjistíte, že jde o desítky hodin práce a tisíce korun na mzdových nákladech.

Automatizace dnes není výsadou velkých korporací. Díky moderním AI nástrojům mohou čas ušetřit i menší firmy nebo živnostníci.

Pokud chcete zjistit, kolik času by mohla ušetřit právě vaše firma, začněte jednoduše – změřte, kolik minut vám zabere zpracování jediné faktury. Výsledek vás možná překvapí.

FAQ

Kolik času zabere ruční přepis jedné faktury?
Ve většině firem přibližně 3 až 5 minut včetně kontroly a uložení dokumentu.

Vyplatí se automatizace i malým firmám?
Ano. I desítky faktur měsíčně představují několik hodin administrativy, které lze výrazně zkrátit.

Je AI stoprocentně přesná?
Žádný systém není neomylný. Moderní AI však dokáže výrazně zrychlit zpracování dokumentů a minimalizovat množství ručních oprav.

Musím kvůli automatizaci měnit účetní systém?
Ve většině případů ne. Moderní řešení lze často využívat vedle stávajícího účetního nebo ERP systému.