Jak dlouho uchovávat faktury v roce 2026? Kompletní přehled archivace
Když přijde nová faktura, většina podnikatelů řeší hlavně dvě věci – zaplatit ji a zaúčtovat. Málokdo ale přemýšlí nad tím, co s ní bude za rok, za pět let nebo třeba za deset let.
Přitom právě archivace účetních dokladů patří mezi povinnosti, které podnikatelé často podceňují. Dokud všechno funguje, není důvod nad tím přemýšlet. Jakmile ale přijde kontrola z finančního úřadu nebo potřebujete dohledat starší fakturu kvůli reklamaci, zjistíte, jak důležité je mít ve svých dokumentech pořádek.
Dobrá zpráva je, že archivace faktur dnes už dávno neznamená šanony plné papírů nebo zaprášené kartony ve sklepě. Stále více firem přechází na digitální správu dokumentů, která je nejen pohodlnější, ale při správném nastavení i plně v souladu s legislativou.
V tomto článku se podíváme na to:
jak dlouho je potřeba faktury uchovávat,
jaké zákony archivaci upravují,
kdy můžete papírové faktury digitalizovat,
jaké chyby firmy dělají nejčastěji,
a jak si archivaci výrazně usnadnit.
Proč je archivace faktur důležitá?
Na první pohled se může zdát, že archivace je jen další administrativní povinnost. Ve skutečnosti ale chrání především vás.
Faktura není jen potvrzení o zaplacení. Ve většině případů představuje účetní nebo daňový doklad, který dokládá vznik obchodního vztahu mezi dvěma stranami. Díky ní můžete prokázat, že jste službu nebo zboží skutečně pořídili, uhradili nebo naopak dodali.
Pokud byste některé doklady nedokázali při případné kontrole doložit, může to znamenat komplikace při uznání nákladů nebo odpočtu DPH. V krajních případech může finanční úřad doměřit daň nebo uložit sankci.
Archivace proto není jen splnění zákonné povinnosti. Je to způsob, jak ochránit vlastní podnikání.
Jaké dokumenty je vlastně potřeba uchovávat?
Mnoho podnikatelů si myslí, že stačí schovávat pouze přijaté a vydané faktury. Ve skutečnosti je okruh účetních dokladů mnohem širší.
Typicky byste měli uchovávat například:
přijaté faktury,
vydané faktury,
zálohové faktury,
dobropisy a vrubopisy,
pokladní doklady,
účtenky,
bankovní výpisy,
dodací listy,
objednávky,
smlouvy související s účetními případy,
interní účetní doklady.
Čím lépe jsou tyto dokumenty uspořádané a vzájemně propojené, tím jednodušší je pozdější dohledání konkrétní transakce.
Jak dlouho musíte faktury archivovat?
Tohle je pravděpodobně nejčastější otázka, kterou si podnikatelé pokládají.
Odpověď ale není úplně jednoduchá.
Ve skutečnosti totiž neexistuje jedna univerzální doba archivace. Záleží na tom, z jakého pohledu se na dokument díváme.
Nejdůležitější jsou dvě legislativní oblasti:
zákon o účetnictví,
zákon o DPH.
Každý z nich stanovuje trochu jiné požadavky.
Archivace podle zákona o účetnictví
Zákon o účetnictví stanovuje, že účetní doklady je potřeba uchovávat po určitou dobu od konce účetního období, kterého se týkají.
Ve většině případů platí:
Účetní doklady se uchovávají minimálně 5 let.
Do této skupiny patří například:
přijaté faktury,
vydané faktury,
pokladní doklady,
interní účetní doklady,
bankovní výpisy.
Smyslem této lhůty je umožnit zpětné ověření správnosti účetnictví.
Archivace z pohledu DPH
Pokud jste plátcem DPH, přichází ke slovu ještě druhá povinnost.
Daňové doklady je potřeba uchovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Právě tato desetiletá lhůta bývá pro většinu firem rozhodující.
Jinými slovy:
I když účetní předpisy mohou u některých dokumentů vyžadovat kratší dobu, kvůli DPH je stejně budete uchovávat deset let.
Musím archivovat papír, nebo stačí PDF?
Tohle je jeden z největších mýtů.
Spousta podnikatelů má stále pocit, že papírová faktura je „originál” a elektronická kopie je jen záloha.
Ve skutečnosti tomu tak není.
Elektronická faktura má stejnou právní váhu jako papírová.
Nezáleží na tom, jestli jste ji obdrželi:
e-mailem,
přes datovou schránku,
prostřednictvím účetního systému,
nebo ji někdo nasdílel přes cloud.
Rozhodující není forma dokumentu.
Rozhodující je, aby bylo možné prokázat:
jeho původ,
jeho obsah,
že během archivace nebyl změněn.
Právě proto dnes většina moderních firem pracuje téměř výhradně s elektronickými dokumenty.
Papírové faktury už dávno nejsou jedinou možností
Ještě před několika lety bylo běžné tisknout každou přijatou fakturu a zakládat ji do šanonu.
Dnes už je situace úplně jiná.
Dodavatelé běžně posílají faktury jako PDF.
Účtenky vznikají elektronicky.
Bankovní výpisy jsou dostupné online.
A stále více účetních systémů pracuje čistě digitálně.
Výsledkem je, že mnoho firem za celý rok nevytiskne jedinou fakturu.
Přesto mají všechny účetní doklady bezpečně uložené a připravené pro případnou kontrolu.